Microsoft Outlook 2016 | Formation Basique

Découvrez l’interface et les bases nécessaires pour faire vos premiers pas

Présentation de la formation

Microsoft Outlook est un gestionnaire d’informations personnelles et un client de courrier électronique propriétaire édité par Microsoft. Il fait partie de la suite bureautique Microsoft Office.

Microsoft Outlook permet de gérer des informations personnelles et professionnelles telles que des messages électroniques, des rendez-vous, des réunions, des contacts, des tâches, des fichiers et d’assurer le suivi des activités.

Il permet également de partager des informations avec un groupe à l’aide de la messagerie électronique, de la planification de groupe, des dossiers publics… Il permet de se connecter et de partager des informations par réseau ou sur Internet.

Cette formation vous apprendra à maîtriser les fonctions de bases et avancées d’Outlook en automatisant la gestion de la messagerie, gérer son temps et le temps de ses collaborateurs, partager des calendriers, carnets d’adresses, agendas de groupe et organiser efficacement des réunions

Programme de la formation

Objectifs pédagogiques

A l’issue de cette formation, les participants seront en mesure de :

  • Automatisant la gestion de messagerie,
  • Gérer vos temps et le temps de vos collaborateurs,
  • Partager des calendriers,
  • Organiser efficacement des réunions

Pré-requis

  • Avoir des connaissance en Windows.

Contenu de la formation

Présentation d’Outlook et principes d’utilisation

  • Organiser l’affichage des éléments à l’écran
  • Paramétrer les options de messagerie, des éléments supprimés et du calendrier

La messagerie

  • Présentation des différentes vues et tri des messages
  • Créer une signature automatique
  • Créer et envoyer des messages
  • Définir les options de distribution, pièces jointes, signature, importance, suivi
  • Utiliser les boutons de votes
  • Lire, répondre et transfèrer un message
  • Afficher l’aperçu et ouvrir des pièces jointes
  • Utiliser des modèles et les brouillons

Classement du courrier

  • Gestion de dossiers de classement
  • Déplacement et copie des messages
  • Repérer les messages avec les catégories de couleurs
  • Suppression des messages
  • Utilisation de la corbeille

Carnet d’adresses des contacts

  • Créer un contact depuis un message reçu
  • Création et gestion d’adresses
  • Création et gestion de listes de distribution
  • Écrire à des contacts ou à des listes de distribution
  • Afficher et imprimer son carnet d’adresse
  • L’essentiel du calendrier
  • Naviguer dans le calendrier et modifier son affichage
  • Créer un rendez-vous, le modifier, le déplacer, le supprimer
  • Créer un rendez-vous ou un événement périodique

Paramétrer et configurer l’interface Outlook 2016

  • Le ruban, les onglets, les groupes
  • Personnaliser la barre d’outils d’accès rapide
  • Créer des onglets et des groupes
  • Le bouton Fichier et les options de paramétrage
  • Modifier les affichages, les sélecteurs de champs

Classement, archivage et sauvegarde

  • Créer des dossiers pour classer ses messages
  • Créer des règles d’archivage
  • Archiver ses dossiers dans un fichier de données Outlook (.pst)
  • pour libérer de l’espace sur le serveur Exchange
  • Filtrer le courrier indésirable

Les contacts

  • Gérer efficacement ses contacts
  • Créer un publipostage avec ses contacts

Le calendrier : organiser et manager le travail collaboratif

  • Paramétrer et personnaliser l’utilisation du calendrier
  • Créer des évènement et des rendez-vous
  • Organiser des réunions et inviter des participants
  • Gérer les confirmations, les annulations et les modifications
  • Créer un agenda de groupe pour vérifier les disponibilités

Partager des dossiers

  • Partager ou déléguer des dossiers (boîte de réception, contacts, calendrier…)
  • Attribuer des autorisations d’accès
  • Ouvrir un dossier partager

Les dossiers publics

  • Créer et utiliser des dossiers publics
  • Limiter l’accès aux éléments publics partagés

Le gestionnaire d’absence

  • Utiliser et paramétrer le gestionnaire d’absence du bureau

Utiliser les tâches

  • Créer une tâche simple ou périodique
  • Affecter ou déléguer une tâche
  • Transformer un message en tâche
  • Suivre l’état d’avancement

Utiliser les notes

  • Envoyer une note par messagerie
  • Afficher les notes sur le bureau de Windows

Méthodes & moyens

Explications théoriques suivies de pratiques guidées puis mises en autonomie

  • 1 vidéoprojecteur par salle
  • 1 ordinateur par stagiaire

Profil du formateur

Nos formateurs sont certifiés à l’issue d’un parcours organisé par nos soins. Ils bénéficient d’un suivi de compétences aussi bien au niveau technique que pédagogique.

Support de cours

  • Support papier ou électronique (dématérialisé)
  • Les exercices d’accompagnement peuvent être récupérés sur clef USB

Microsoft outlook 2016 - formation basique

Formation Basique

Infos Pratiques

Durée : 1 jours
Prix : A définir
Lieu: A définir

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Événements À Venir

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