Microsoft Outlook 2016 | Formation Basique
Découvrez l’interface et les bases nécessaires pour faire vos premiers pas
Présentation de la formation
Microsoft Outlook est un gestionnaire d’informations personnelles et un client de courrier électronique propriétaire édité par Microsoft. Il fait partie de la suite bureautique Microsoft Office.
Microsoft Outlook permet de gérer des informations personnelles et professionnelles telles que des messages électroniques, des rendez-vous, des réunions, des contacts, des tâches, des fichiers et d’assurer le suivi des activités.
Il permet également de partager des informations avec un groupe à l’aide de la messagerie électronique, de la planification de groupe, des dossiers publics… Il permet de se connecter et de partager des informations par réseau ou sur Internet.
Cette formation vous apprendra à maîtriser les fonctions de bases et avancées d’Outlook en automatisant la gestion de la messagerie, gérer son temps et le temps de ses collaborateurs, partager des calendriers, carnets d’adresses, agendas de groupe et organiser efficacement des réunions
Programme de la formation
Objectifs pédagogiques
- Automatisant la gestion de messagerie,
- Gérer vos temps et le temps de vos collaborateurs,
- Partager des calendriers,
- Organiser efficacement des réunions
Pré-requis
- Avoir des connaissance en Windows.
Contenu de la formation
Présentation d’Outlook et principes d’utilisation
- Organiser l’affichage des éléments à l’écran
- Paramétrer les options de messagerie, des éléments supprimés et du calendrier
La messagerie
- Présentation des différentes vues et tri des messages
- Créer une signature automatique
- Créer et envoyer des messages
- Définir les options de distribution, pièces jointes, signature, importance, suivi
- Utiliser les boutons de votes
- Lire, répondre et transfèrer un message
- Afficher l’aperçu et ouvrir des pièces jointes
- Utiliser des modèles et les brouillons
Classement du courrier
- Gestion de dossiers de classement
- Déplacement et copie des messages
- Repérer les messages avec les catégories de couleurs
- Suppression des messages
- Utilisation de la corbeille
Carnet d’adresses des contacts
- Créer un contact depuis un message reçu
- Création et gestion d’adresses
- Création et gestion de listes de distribution
- Écrire à des contacts ou à des listes de distribution
- Afficher et imprimer son carnet d’adresse
- L’essentiel du calendrier
- Naviguer dans le calendrier et modifier son affichage
- Créer un rendez-vous, le modifier, le déplacer, le supprimer
- Créer un rendez-vous ou un événement périodique
Paramétrer et configurer l’interface Outlook 2016
- Le ruban, les onglets, les groupes
- Personnaliser la barre d’outils d’accès rapide
- Créer des onglets et des groupes
- Le bouton Fichier et les options de paramétrage
- Modifier les affichages, les sélecteurs de champs
Classement, archivage et sauvegarde
- Créer des dossiers pour classer ses messages
- Créer des règles d’archivage
- Archiver ses dossiers dans un fichier de données Outlook (.pst)
- pour libérer de l’espace sur le serveur Exchange
- Filtrer le courrier indésirable
Les contacts
- Gérer efficacement ses contacts
- Créer un publipostage avec ses contacts
Le calendrier : organiser et manager le travail collaboratif
- Paramétrer et personnaliser l’utilisation du calendrier
- Créer des évènement et des rendez-vous
- Organiser des réunions et inviter des participants
- Gérer les confirmations, les annulations et les modifications
- Créer un agenda de groupe pour vérifier les disponibilités
Partager des dossiers
- Partager ou déléguer des dossiers (boîte de réception, contacts, calendrier…)
- Attribuer des autorisations d’accès
- Ouvrir un dossier partager
Les dossiers publics
- Créer et utiliser des dossiers publics
- Limiter l’accès aux éléments publics partagés
Le gestionnaire d’absence
- Utiliser et paramétrer le gestionnaire d’absence du bureau
Utiliser les tâches
- Créer une tâche simple ou périodique
- Affecter ou déléguer une tâche
- Transformer un message en tâche
- Suivre l’état d’avancement
Utiliser les notes
- Envoyer une note par messagerie
- Afficher les notes sur le bureau de Windows
Méthodes & moyens
Explications théoriques suivies de pratiques guidées puis mises en autonomie
- 1 vidéoprojecteur par salle
- 1 ordinateur par stagiaire
Profil du formateur
Support de cours
- Support papier ou électronique (dématérialisé)
- Les exercices d’accompagnement peuvent être récupérés sur clef USB
